Terapkan Ilmu Perkantoran Melalui Kegiatan KKN, Mahasiswa UM Gelar Penataan Ulang Arsip Desa Purwoasri – Singosari

5
465

Oknews.co.id, Malang – Dewasa ini terdapat banyak organisasi pemerintah maupun swasta yang sudah menggunakan berbagai sistem kearsipan baik manual maupun elektronik untuk membantu kegiatan operasional pada organisasi tersebut, seperti halnya pada Kantor Desa Purwoasri, Singosari, Kabupaten Malang.

Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila dikemudian hari arsip tersebut dibutuhkan, maka arsip akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Terlebih lagi arsip merupakan unsur penting dalam lingkup pemerintahan yang harus dijaga dan ditingkatkan essensinya.

Banyak faktor yang harus diperhatikan agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan dalam menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya.

Pada Kantor Desa Purwoasri – Singosari, mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang mendapati bahwa arsip yang ada pada instansi tersebut belum dikelola dengan baik. Hal ini terlihat dari kegiatan penataan arsip yang penempatannya tidak sesuai dengan kaidah pengolahan arsip sehingga arsip sulit dicari apabila diperlukan, serta tidak adanya sarana dan prasarana yang memadai dalam proses pengarsipan.

“Arsip di kantor ini memang tidak tertata mbak, karena kadang tamu meminta atau mengirim surat tidak melalui ruang pelayanan, jadi saat arsip tersebut dibutuhkan, kami sulit menemukannya”, ungkap Manda, arsiparis pada Kantor Desa Purwoasri.

Mengetahui hal tersebut, mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang berinisiatif untuk menerapkan ilmu perkantoran dengan membantu arsiparis dalam membenahi arsip-arsip desa. Ide penataan ulang arsip ini muncul ketika Susan, Sri, dan Nafis sebagai tim KKN UM melakukan piket di Kantor Desa Purwoasri – Singosari.

Kegiatan penataan ulang arsip pada Kantor Desa Purwoasri – Singosari dilakukan sebagai upaya menciptakan pengolahan kearsipan yang teratur dan terstruktur. “Program ini diharapkan dapat dilakukan secara berkelanjutan dalam pengelolaan administrasi di kantor desa Purwoasri sehingga kedepannya dokumen dan arsip lainnya dapat tetap terjaga”, ujar Susan selaku penanggung jawab program penataan ulang arsip Kantor Desa Purwoasri.

Program kerja penataan ulang arsip dilakukan hanya pada arsip tahun 2017 dan 2018 dan berlangsung selama 11 hari terhitung sejak 24 Mei hingga 8 Juni 2018. Tahapan awal yang dilakukan yakni pemilahan arsip berdasarkan tahun serta jenis surat masuk dan surat keluar, dilanjutkan dengan pencatatan arsip pada buku agenda sesuai dengan jenis arsip yang kemudian diletakkan pada masing-masing ordner dan diberi label berdasarkan nama arsipnya.

Untuk arsip inaktif tetap dilakukan penataan dan penempatan ulang namun sistematika yang digunakan berbeda. Pada arsip-arsip inaktif, penataan ulang hanya berdasarkan pada tahun serta jenis surat masuk dan surat keluar yang kemudian diletakkan pada ordner yang di tata dalam lemari arsip, tanpa dicatat ulang di buku agenda.

Setelah kegiatan penataan ulang arsip tersebut selesai, mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang berharap agar kegiatan yang dilakukan dapat membantu arsiparis dan pegawai untuk menemukan kembali arsip apabila dibutuhkan di masa depan.

5 KOMENTAR

  1. Siip kakak, semoga ilmunya dapat bermanfaat untuk orang lain. Juga, dengan adanya penataan arsip yang benar, semoga dapat meningkatkan kegiatan instansi itu sendiri.

  2. bagus programnya, bisa membantu desa. di desa saya juga kearsipannya belum sistematis. semoga ada kkn yang juga membuat program seperti ini.

  3. Semoga sistem kearsipan tersebut bisa dilanjutkan oleh arsiparis dan perangkat desa tersebut

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.